Database dan Data Base Management System (DBMS)

Database

Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Banyak file perusahaan dapat terintegrasi secara logis. Integrasi logis dari record-record dalam banyak file ini disebut konsep database.

A.      Era Permulaan Database

Era permulaan database ditandai dengan pengulangan data, ketergantungan data, kepemilikan data yang tersebar.

B.       Konsep Database

Konsep Database yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file, tujuan dari konsep database ini adalah meminimalisir pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Indenpendensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus yang terpisah secara fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.

C.      Struktur Database

Struktur database tersusun berdasarkan database => file => catatan => elemen data. Integrasi logis file dapat dicapai secara eksplisit atau secara implicit.

1.      Hubungan eksplisit

Suatu pendekatan untuk menetapkan hubungan eksplisit antara catatan dari beberapa file adalah dengan menyusun catatan-catatan tersebut dalam suatu hirarki. Ini disebut struktur hirarkis. Dalam struktur seperti ini, setiap catatan pada satu tingkat dapat dihubungkan ke berbagai catatan yang setingkat lebih rendah. Catatan yang memiliki anak disebut parent dan anak catatan itu sisebut children.

2.      Hubungan implicit

Hubungan implicit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari catatan data yang telah ada. Keuntungan utama dari struktur relasional bagi CBIS adalah fleksibilitas yang ditawarkannya dalam rancangan dan penggunaan database. Pemakai dan spesialis informasi dibebaskan dari keharusan mengidentifikasi semua informasi yang diperlukan sebelum menciptakan database.

D.    Keunggulan dan Kelemahan Database dan Data Base Management System (DBMS)

Data Base Management System (DBMS) dapat diartikan sebagai program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah/ menghapus, memodifikasi dan memperoleh data/informasi dengan praktis dan efisien. Adapun keunggulan dan kelemahan DBMS sebagai berikut :

1.    Keunggulan DBMS

a)      Mengurangi pengulangan data.

b)      Independensi data.

c)      Memadukan data dari beberapa file

d)     Memanggil data dan informasi secara tepat.

e)      Meningkatkan keamanan.

2.    Kelemahan DBMS

a)         Menggunakan software yang mahal

b)         Menggunakan konfiguarsi hardware yang besar

c)         Memperkerjakan dan menggaji staf  DBA  yang  relatif  mahal

E.       Peranan Data Base Management System (DBMS) Dalam Masalah Psikologi

Data Base Management System (DBMS) sangat berperan dalam Psikologi Industri dan Organisasi (PIO), terutama bagi seorang Human Resources Development (HRD). HRD selalu menangani data semua karyawan mulai dari awal masuk ke perusahaan tersebut, yaitu data berbentuk CV, hingga data-data lainnya yang semakin bertambah seiring dengan kinerja karyawan di perusahaan tersebut. Untuk menangani kesulitan dalam pengelolaan dan pengaksesan data-data karyawan, yang jumlahnya sangat banyak, yang ada, maka data-data karyawan tersebut dimuat dalam satu kesatuan database. Dimana penggunaan database ini dapat memudahkan pihak HRD untuk melihat atau mengecek data-data yang diperlukan dari seorang pegawai diantara sekian banyak pegawai yang ada.

Seorang HRD dapat membuat suatu database di Microsoft Accsess misalnya. Lalu sebagai primary key, HRD tersebut menggunakan nama, nomor KTP atau nomor induk pegawai. Tabel tersebut akan menjadi Tabel Master, artinya data pada tabel itu sifatnya tetap, tidak akan berubah, dan tabel ini akan membedakan antara data seorang karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya. Hal ini akan menghindarkan pihak HRD dari inkonsistensi data dan data yang rangkap. Jadi, data seorang karyawan tidak akan tertukar satu sama lain.

Sehingga apabila HRD tersebut memerlukan informasi tentang seorang karyawan, ia tinggal mencarinya dengan nomor induk pegawai kemudian data yang ia perlukan akan tampil. Selain itu, HRD tersebut juga dapat menyimpan database yang dibuat dengan password. Hal ini akan menghindarkan data dari seseorang yang ingin mencuri informasi dari data-data pegawai yang ia kelola. Dengan demikian kinerja HRD akan semakin efektif dan efisien.